Znak: OB.271.2.2019							Pińczów, 15.03.2019r.

Burmistrz Miasta i Gminy Pińczów
Zaprasza
do składania  ofert na zadanie pn.

„Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego do obsługi Rady Miejskiej”.

I.	Nazwa i adres Zamawiającego

Gmina Pińczów
ul. 3 Maja 10
28-400 Pińczów
tel:  412345100
fax: 412345101
NIP 662-176-15-14
Regon 291009840

II.	Tryb udzielenia zamówienia
Niniejsze postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (tekst jednolity Dz.U. 2015r. poz. 2164 ze zm.), wartość zamówienia nie przekracza równowartości  kwoty  30 000 euro.

III. 	Opis przedmiotu zamówienia

Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego do obsługi Rady Miejskiej:
− dostawę i wdrożenie systemu informatycznego, umożliwiającego zarządzanie pracami Rady Miejskiej w Pińczowie. Ilość licencji dostępowych: 21 licencji dla radnych Rady Miejskiej w Pińczowie, 5 licencji dla pracowników Biura Rady Miejskiej w Pińczowie oraz 3 dodatkowych licencji dostępowych dla Kierownictwa, tj. Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Skarbnik. 
− instalację systemu informatycznego do obsługi posiedzeń Rady Miejskiej w Pińczowie na tabletach  (laptopach) wykorzystywanych przez radnych, które zapewnia Zamawiający, w celu umożliwienia im możliwości zapoznania się z materiałami przygotowanymi na sesję przez Biuro Rady Miejskiej w Pińczowie, wzięcia udziału w dyskusji, głosowania, przeglądania wyników głosowania poprzez indywidualne konto użytkownika w systemie, 
− rozbudowę systemu transmisji obrad z posiedzeń na żywo przez Internet, 
− montaż okablowania obsługującego 2 kamery (jedna kamera Zamawiającego obecnie zamontowana na statywie przenośnym zostanie zamontowana na stałym wysięgniku ok. 15 cm od ściany – przed zasłoną okienną, druga nowa zamontowana na ścianie), projektor, laptop (Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury w Pińczowie – sala teatralna - długość instalacji ok. 100m).  
− dostawę systemu dyskusyjnego oraz audio-wizualnego, na potrzeby obsługi posiedzeń Rady Miejskiej w Pińczowie, 
− przeprowadzenie jednodniowego szkolenia w siedzibie UMiG w Pińczowie dla pracowników Biura Rady Miejskiej w Pińczowie oraz radnych Rady Miejskiej w Pińczowie, 
− administrowanie i utrzymanie wdrożonego systemu w infrastrukturze technicznej Wykonawcy, 
− świadczenie usługi asysty technicznej oraz serwisu systemu informatycznego przez okres 12 miesięcy od dnia podpisania końcowego protokołu odbioru. 

System informatyczny – wymagane funkcjonalności: 
• Przygotowywanie i elektroniczna dystrybucja porządku obrad wraz z materiałami dla radnych Rady Miejskiej w Pińczowie poprzez konto użytkownika w systemie. 
• Możliwość dodawania do porządku obrad załączników w postaci elektronicznej takich jak projekty uchwał, załączniki do uchwał, mapy, prezentacje, itp. Załączniki w formatach *.doc, *.docx, *.pdf, *.xls, *.xlsx, *.jpg, *.jpeg, *.bmp, *.ppt, *.pptx. Możliwość edytowania porządku obrad w trakcie posiedzeń. 
• Przeprowadzanie posiedzeń Rady Miejskiej z wykorzystaniem projektora multimedialnego, w tym prezentacja porządku obrad, kworum, wyniki głosowań oraz dostęp do załączników, które są omawiane w czasie posiedzenia. 
• Możliwość wydrukowania materiałów sesyjnych. 
• Zarządzanie bazą kontaktów i wewnętrzną komunikacją między Biurem Rady Miejskiej w Pińczowie, a radnymi Rady Miejskiej w Pińczowie z możliwością przesyłania wiadomości poprzez e-mail oraz SMS. Archiwizowanie przesyłanych wiadomości w systemie z możliwością sprawdzenia historii korespondencji. 
• Dostęp do systemu za pomocą urządzeń mobilnych, tabletów i komputerów umożliwiający: − sprawdzenie kalendarium posiedzeń nadchodzących oraz archiwalnych, 
− przeglądanie porządków obrad i wyników głosowań, 
− pobieranie i przeglądanie załączników, 
− oddawanie głosów w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia poprzez wybór jednego z 3 przycisków: „za”, „przeciw”, „wstrzymuję się”, 
− zgłaszanie się do dyskusji i przeglądanie listy osób planujących wypowiedź w danej sprawie w czasie rzeczywistym podczas posiedzenia. 
• Elektroniczna i interaktywna obsługa posiedzeń Rady Miejskiej w Pińczowie poprzez: 
− elektroniczną rejestrację radnych Rady Miejskiej w Pińczowie zgłaszających się do dyskusji nad projektami uchwał i innymi materiałami będącymi przedmiotem obrad, 
− elektroniczną rejestracje wniosków formalnych, 
− elektroniczną obsługę głosowań podczas sesji Rady Miejskiej w Pińczowie (głosowania jawne imienne), 
− prezentację porządku obrad oraz dostęp do załączników w czasie posiedzenia, 
− możliwość dynamicznej modyfikacji porządku obrad oraz materiałów na posiedzenia z automatycznym odświeżaniem zmian na urządzeniach radnych Rady Miejskiej w Pińczowie, 
− prezentację przedmiotu głosowania, listy osób uprawnionych do głosowania i wyników głosowania w czasie posiedzenia, 
− dynamiczne zarządzanie listą gości, którym udziela się głosu podczas posiedzenia, 
− możliwość ustawienia czasu wypowiedzi oraz wyświetlanie w czasie posiedzenia licznika czasu wypowiedzi i komunikatu o przekroczeniu czasu wypowiedzi, 
− zatwierdzanie uchwał, 
− przygotowanie projektów protokołu z posiedzeń z automatycznym przekazywaniem wyników głosowań do projektu protokołu, 
− sporządzanie raportu obecności z możliwością przekazania go do projektu protokołu, 
− rejestrację zapisu dźwięku w systemie informatycznym z możliwością transkrypcji dźwięku na tekst przy wykorzystaniu zewnętrznego oprogramowania, 
− umożliwienie poprzez sieć Internet dostępu mieszkańcom i podmiotom zainteresowanym do transmisji z posiedzenia (na żywo), przeglądania porządku obrad wraz z załącznikami (bieżących oraz archiwalnych) oraz przeglądanie wyników głosowań. 
System transmisji obrad z posiedzeń „na żywo” przez Internet 
System transmisji obrad zostanie zainstalowany na sprzęcie Zamawiającego (komputer 
„i5-7400”, laptopy – „Lenovo 320-17”, kamera IP szybkoobrotowej 
„SD- 2204TT”, switch „EDIMAX ES108PHV2”).
 Dodatkowo dostawa:
a). jednej kamery IP szybkoobrotowej: − przetwornik - 1/2.7" Progressive Scan Exmor CMOS, 
− wielkość matrycy min. 2 Mpx, 
− rozdzielczość 1920x1080, 
− zoom optyczny min. x12, 
− panel zarządzający kamerą przez przeglądarkę internetową. 
b). Router
− Prędkość transferu danych przez Ethernet LAN: 10,100  Mbit/s
− Maksymalna szybkość przesyłania danych: 300  Mbit/s
− Pasmo częstotliwości: 2.4  GHz
− Standardy komunikacyjne: IEEE 802.11b,IEEE 802.11g,IEEE 802.11i,IEEE 802.11n,IEEE 802.1Q,IEEE 802.3,IEEE 802.3u
− Obsługa jakość serwisu (QoS): TAK
− Obsługa sieci VLAN : TAK
− Certyfikaty :  CE, FCC, IC 
− Szyfrowanie / bezpieczeństwo : WEP,WPA,WPA-TKIP,WPA2,WPA2-AES  
− Ilość anten : 2
− Pobór mocy : 4  W
− Napięcie : 12 – 24 V
− Prąd wejściowy : 1 A
− Obsługa PoE : TAK

Wymagane funkcjonalności: 
− transmisja obrad „na żywo” z wykorzystaniem serwisu YouTube, 
− archiwizacja nagrania transmisji lokalnie na dysku komputera z możliwością zapisu na nośnik zewnętrzny lub zasób sieciowy, 
− automatyczne dodawanie transmisji, co najmniej z możliwością: 
•	ogólnych informacji o dacie i miejscu posiedzenia, 
•	informacji o aktualnie omawianym punkcie, 
•	imienia i nazwiska mówcy, 
•	wyników głosowania, bezpośrednio po ich zakończeniu, 
•	informacji o trwającej przerwie w obradach
− automatyczne kadrowanie aktualnie wypowiadających się osób, 
− pełna integracja z systemem informatycznym do zarządzania pracami Rady Miejskiej w Pińczowie. 
System dyskusyjny oraz audiowizualny 
System dyskusyjny oraz audiowizualny zostanie zainstalowany na sprzęcie Zamawiającego (dwa bezprzewodowe mikrofony do ręki, odbiornik cyfrowy do mikrofonów bezprzewodowych „TRANTEC”, projektor multimedialny „BENQ TH671ST”, ekran projekcyjny).
Dodatkowo dostawa przewodowego systemu konferencyjnego składającego się z jednostki centralnej, jednostki przewodniczącego oraz 25 pulpitów użytkowników, odbiornika cyfrowego, spełniającego następujące funkcjonalności: 
− wbudowany mikrofon o długości min. 30 cm, 
− wbudowany głośnik, 
− wbudowane gniazdo słuchawkowe, 
− sygnalizacja włączenia mikrofonu, 
− przycisk uruchomienia mikrofonu, 
− przycisk odebrania głosu (tylko dla pulpitu przewodniczącego). 

Wymagania dodatkowe 
• Montaż oraz konfiguracja wszystkich dostarczonych przez Wykonawcę urządzeń i akcesoriów montażowych w Pińczowie (Pińczowskie Samorządowe Centrum Kultury w Pińczowie). 
• Publikacja materiałów sesyjnych oraz wyników przeprowadzonych głosowań w Internecie w oparciu o infrastrukturę techniczną Wykonawcy. 
• Przechowywanie danych na serwerach znajdujących się na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. 
• Udostępnienie kopii zapasowej oprogramowania oraz danych wprowadzonych przez Zamawiającego na żądanie Zamawiającego. 
• Dostarczenie 21 licencji dla radnych Rady Miejskiej w Pińczowie i 5 licencji dla pracowników Biura Rady Miejskiej w Pińczowie oraz 3 dodatkowych licencji dostępowych dla Kierownictwa, tj. Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Skarbnik. 

1.	Prace należy wykonać na terenie Pińczowskiego Samorządowego Centrum Kultury w Pińczowie.
2.	Pracownicy Firmy zostali przeszkoleni odnośnie postępowania z „danymi osobowymi”
3.	Pracownicy Firmy posiadają odpowiednie umiejętności i uprawnienia do przeprowadzenia procesu montażu i instalacji nowego okablowania, sprzętu i okablowania:
•	konfiguracja nagłośnienia
•	konfiguracja kamer 
•	testy wydajności, optymalizacja
•	instalacja zakupionego systemu
•	prezentacja rozwiązania i instruktaż
4.	Firma posiada doświadczenia w wykonywaniu tego typu operacji instalacji sprzętu, instalacji oprogramowania.
5.	Po instalacji sprzętu i oprogramowania Firma przetestuje prace nowych urządzeń.

	W cenę sprzętu powinien być wliczony transport do siedziby Zamawiającego montaż w siedzibie Zamawiającego, instalacja i konfiguracja, okres gwarancji.
	Sprzęt dostarczony wadliwy lub uszkodzony podczas transportu zostanie wymieniony na nowy.
 
      III.2. Miejsce realizacji zamówienia:  
	Pińczowskiego Samorządowego Centrum Kultury w Pińczowie.

      III.3. Wymagania dotyczące jakości sprzętu komputerowego.

Sprzęt komputerowy wymieniony w pkt. III 1 SIWZ, musi spełniać - zgodnie z unijnymi Dyrektywami Nowego Podejścia oraz Ustawą z dnia 30 sierpnia 2002 roku o systemie oceny zgodności (tekst jednolity Dz. U. z 2010r. Nr 138, poz. 935 z późniejszymi zmianami) - opisane w ustawie wymagania.
  IV. Termin wykonania zamówienia 
30 dni od daty podpisania umowy.

VI. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu
1.	Aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy Pzp 

2.	 Na ofertę składają się następujące dokumenty : 
1.	formularz ofertowy					-	załącznik nr 1
2.	wzór oświadczenia                      				-           załącznik nr 2
3.	wzór umowy						-	załącznik nr 3
4.	oświadczenie o akceptacji warunków umowy		-	załącznik nr 4
5.	oświadczenie o kadrze pracowniczej			-	załącznik nr 5

VII. Informacja o sposobie porozumiewania się  Zamawiającego 
         1. Osobą uprawnioną do kontaktu z Wykonawcami jest:  
mgr inż. Grzegorz Wojciechowski – Informatyk Urzędu w Wydziale Organizacyjno-Obywatelskim Urzędu Miejskiego w Pińczowie, tel. 412345212

VIII. Opis sposobu przygotowania ofert
1.	Oferta winna być sporządzona z zachowaniem formy pisemnej .
2.	Oferta wraz z załącznikami musi być czytelna.
3.	Oferta wraz z załącznikami winna być podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentowania wykonawcy.
4.	Jeżeli osoba  podpisująca ofertę działa na podstawie pełnomocnictwa, to pełnomocnictwo to musi w swej treści jednoznacznie wskazywać uprawnienie do podpisania oferty. Pełnomocnictwo to musi być złożone w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
5.	Zaleca się, by każda zawierająca jakąkolwiek treść strona oferty była podpisana lub parafowana przez wykonawcę. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, przesłonięcie korektorem,  powinny być parafowane przez wykonawcę.
6.	Zaleca się, aby strony oferty były trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane.
W treści oferty winna być umieszczona informacja o ilości stron.
7.	Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
IX. Miejsce i termin składania ofert
1. Ofertę należy złożyć w  siedzibie Zamawiającego przy ul. 3 Maja 10, 28-400 Pińczów w Kancelarii Urzędu Miejskiego w Pińczowie  - pok. 29.  Termin składania ofert upływa w dniu   26.03.2019r. do  godz. 10:00
2. Ofertę należy umieścić w zamkniętym opakowaniu, uniemożliwiającym odczytanie zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy, zaadresowane na adres: Urząd Miejski w Pińczowie, 
ul. 3-go Maja 10,28-400 Pińczów oraz opatrzone nazwą zamówienia: 

	„Dostawa i wdrożenie systemu informatycznego do obsługi Rady Miejskiej”.

X. Miejsce i termin otwarcia ofert
1.  Otwarcie ofert nastąpi  w siedzibie Zamawiającego  w dniu  26.03.2019 r. o godz. 10.15  w siedzibie Zamawiającego.

XI. Opis sposobu obliczenia ceny
1.	Wykonawca podaje w ofercie cenę ryczałtową za wykonanie całego przedmiotu zamówienia.
2.	Zaoferowana cena nie ulega zmianie w okresie obowiązywania umowy.
3.	Cena zawiera wszelkie koszty związane z realizacją zadania. Zaoferowana cena jest ceną brutto.

XII. Opis kryteriów, którymi zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty,  wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert
Przy dokonywaniu wyboru najkorzystniejszej oferty Zamawiający stosować jedno kryterium - cena brutto oferty (z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku), Cena - 100%;
Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferuje najniższą cenę.

XIII.  Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione przy wyborze oferty w celu zawarcia umowy
	Po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający niezwłocznie zawiadomi Wykonawców, którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę (firmę),  siedzibę albo miejsce zamieszkania i adres wykonawcy, którego ofertę wybrano, uzasadnienie jej wyboru oraz nazwy (firmy), albo imiona i nazwiska, siedziby albo miejsca zamieszkania i adresy wykonawców, którzy złożyli oferty, a także punktację przyznaną ofertom w kryterium oceny ofert.